岗位职责
1、办公室内务
(1) 办公环境:明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐
(2) 每天准时上班;
(3) 开窗通风;
(4) 清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次;
(5) 清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草;
(6) 为董事长备好茶水;
(7) 每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等;
(8) 及时清理办公、生活垃圾;
(9) 每周监督吸尘一次。
2 、文件管理:流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范
(1) 对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理;
(2) 外来红头文件:向人力资源部索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录;
(3) 内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内;
(4) 外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理;
(5) 内部通知、公司各部门(单位)递交报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理;
(6) 重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
(7) 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
(8) 根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
3、来宾接待
(1) 彬彬有礼 热情接待
(2) 笑脸相迎,茶水相待;
(3) 询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片;
(4) 及时向董事长请示;
(5) 按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水);
(6) 根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
4、会务服务
准备充分、安排周全、接待周到、组织完善
(1)董事会
① 会议议程的拟定;
② 确定与会人员;
③ 会议通知起草和发送;
④ 会议文件的准备;
⑤ 会议场所的确认及会场布置;
⑥ 会议签到及记录;
⑦ 与会人员的接待工作。
(2)工作会
① 检查会场环境是否干净整洁;
② 检查会议通知是否到位;
③ 检查会议文件准备是否齐备;
④ 会议人员的接待;
⑤ 会议期间的服务。
5、完成董事长交代的其他事宜。
任职要求:
1、24-30岁,女士优先,具有良好的形象气质;
2、思路清晰,做事调理,应变能力强,有眼色,熟悉社交礼仪,善于沟通与处理复杂事务;
3、具有社会经验和良好的职业素养,综合素质高;
4、具有较强的人际沟通能力,性格外向,开朗。
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